Integritetspolicy för Birdie Cloud

Vår verksamhet

Birdie Cloud hjälper företag att effektivisera sina processer med hjälp av Microsoft Dynamics 365. Vi erbjuder även resurskonsulter inom CRM, projektledning, utveckling och Business Intelligence (dataanalys).

Integritetspolicy – hur Birdie cloud hanterar personuppgifter

Vi samlar endast in de uppgifter som är nödvändiga för att kunna leverera våra tjänster.

Det kan vara:

• Kontaktuppgifter (namn, e-postadress, telefonnummer)
• Företagsuppgifter (företagsnamn, organisationsnummer, kontaktperson)
• Faktureringsuppgifter (adress, referens, fakturaadress eller faktura-e-post)
• Kommunikation via e-post, telefon eller chatt/meddelandetjänster (Teams, WhatsApp, Messenger)
• Omdömen/recensioner (insamlas via e-post och kan publiceras i marknadsföringsmaterial såsom sociala medier, trycksaker, annonser eller reklamfilmer – endast med samtycke)
• Rekryteringsuppgifter (CV, personligt brev, referenser)

Hur vi samlar in uppgifter

Vi får in personuppgifter via:

• Vår webbplats och dess formulär
• Telefonsamtal, e-post och möten
• Chatt/meddelandetjänster (Teams, WhatsApp, Messenger)
• Samarbetspartners (t.ex. vid licenshantering för Microsoft Dynamics)

Varför och hur vi använder uppgifterna

Vi använder personuppgifter för att:

• Avtal: Leverera våra tjänster, hantera projekt, ta betalt och fullgöra avtal.
• Rättslig förpliktelse: Hantera bokföring och fakturering enligt lag.
• Berättigat intresse: Kontakta kunder för projektuppdateringar, kravinsamling, support och ärendehantering (detta gäller inte marknadsföring).
• Samtycke: Publicera kundomdömen i marknadsföringsmaterial (sociala medier, trycksaker, annonser, reklamfilmer).

Delning av uppgifter

Vi delar aldrig dina personuppgifter med obehöriga. Uppgifter kan delas med:

• Redovisningsbyrå eller revisor (för bokföring och lagkrav)
• IT- och molnleverantörer (för säker drift av våra tjänster)
• Samarbetspartners när det krävs för att kunna leverera Microsoft Dynamics 365-licenser

När vi agerar som personuppgiftsbiträde (t.ex. när våra konsulter hanterar kunddata i Dynamics 365) behandlar vi uppgifterna endast enligt instruktioner från den personuppgiftsansvarige. I dessa fall ingår alltid ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) som reglerar hur uppgifterna får behandlas, skyddas och när de raderas. Vi vidtar också tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med GDPR.

Resurskonsulttjänster

När Birdie Cloud tillhandahåller resurskonsulter till andra företag innebär det att vår personal kan komma att behandla personuppgifter inom kundens egna system, t.ex. CRM-verktyg eller andra affärsplattformar. I dessa fall sker behandlingen på uppdrag av kunden och enligt deras instruktioner. Vi säkerställer att våra konsulter följer gällande dataskyddsregler och endast hanterar personuppgifter på ett säkert och korrekt sätt.

Våra verktyg, leverantörer och tredjepartstjänster

För att kunna leverera våra tjänster på ett säkert och effektivt sätt använder vi olika system:

• E-post: Outlook
• Bokföring: Fortnox
• CRM: Microsoft Dynamics 365
• Projektverktyg: Microsoft Teams
• Analys och annonsering: Google (Analytics, Ads)

Våra leverantörer

• I Sverige: Fortnox (bokföring)
• Inom EU/EES: [IT-leverantörer för drift och support av system, samt molntjänster som lagrar data inom EU (t.ex. europeiska datacenter för backup eller hosting).
• Utanför EU/EES: Microsoft (Dynamics 365, Teams), Google (e-post, Analytics, Ads)

När uppgifter överförs utanför EU/EES vidtar vi skyddsåtgärder enligt GDPR, exempelvis standardavtalsklausuler (SCC) och tekniska säkerhetslösningar.

Användning av tredjepartstjänster

Vi använder ibland externa verktyg och tjänster för att kunna leverera våra lösningar på ett användarvänligt och professionellt sätt – till exempel för e-post, analys, annonsering och CRM.

Innan vi tar in en tjänst granskar vi alltid dess funktioner, villkor och dataskyddspolicy för att säkerställa att den kan användas i enlighet med GDPR och att vi kan göra inställningar som begränsar insamling och lagring av personuppgifter.

När vi använder tredjepartstjänster på vår egen webbplats ansvarar vi för att behandlingen sker på ett korrekt sätt enligt gällande dataskyddsregler. Om du som användare går vidare till en extern tjänst (t.ex. Google för annonsering eller Microsofts molnplattformar) gäller respektive leverantörs egna villkor och integritetspolicy.

Vi väljer leverantörer med stor omsorg och prioriterar:

• Minimal insamling av personuppgifter
• Möjlighet till anonymiserad eller begränsad datalagring
• Leverantörer som tydligt anger att de följer GDPR och har rutiner för säker hantering av personuppgifter

Sociala medier & externa länkar

Vi använder LinkedIn för kommunikation och marknadsföring. Om du klickar på länkar till externa plattformar gäller respektive plattforms integritetspolicy.

Säkerhet

För att skydda dina personuppgifter använder vi flera säkerhetsåtgärder:

• Endast behöriga personer har åtkomst
• Extra säkerhetssteg vid inloggning (t.ex. BankID, sms-kod, tvåfaktorsautentisering)
• Krypterad lagring i säkra molntjänster

Hur länge vi sparar uppgifterna

• Kunduppgifter sparas så länge kundrelationen pågår och därefter enligt bokföringslagens krav.
• Rekryteringsuppgifter sparas endast under pågående rekryteringsprocess och raderas efteråt.
• Omdömen sparas endast så länge samtycket gäller.
• Kommunikation (t.ex. projektuppdateringar via e-post/Teams) sparas endast så länge det är nödvändigt för ändamålet.

Rekrytering

Vid rekrytering behandlar vi endast de uppgifter du själv lämnar, t.ex. CV och personligt brev. Dessa används endast för att bedöma din ansökan och sparas endast under processen. Därefter raderas uppgifterna.

Dina rättigheter

Du har enligt GDPR rätt att:

• Begära registerutdrag över de personuppgifter vi behandlar om dig
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter
• Begära radering (i den mån det är tillåtet enligt lag)
• Begränsa behandlingen
• Invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse
• Få dina uppgifter överförda (dataportabilitet)
• Återkalla samtycke (t.ex. för marknadsföring, publicering av kundomdömen)

Vill du utöva dina rättigheter?

Kontakta oss på: kontakt@birdiecloud.se.

Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakt & ändringar i policyn

Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter enligt GDPR kan du kontakta oss:

Integritetsansvarig: Företagsägaren för Birdie Cloud

E-post: kontakt@birdiecloud.se

Adress: Birdie Cloud – Drottninggatan 71C, 111 36 Stockholm

Tel: 070 922 36 36)

Vi kan uppdatera denna policy. Senaste version publicerades – 27/8 2025